ปกติเราจะสามารถจะจัดกลุ่มของเอกสาร ได้โดยการสร้าง Folder อยู่แล้วนะครับ เพียงแต่ว่าบางครั้งเราต้องการที่จะ ทำการจัดหมวดหมู่ โดยที่เอกสาร 1 ฉบับสามารถอยู่ได้ในหลายๆ หมวด นะครับ การจัดเอกสารในลักษณะนี้ เราจะเรียกว่าเป็นการทำ Category หรือเอกสารบางอย่าง เราต้องการเหมือนกับติดป้ายฉลากให้กับเอกสาร (เหมือนฉลากยาเลยครับ) ก็สามารถทำได้ ซึ่งเราจะเรียกว่า การติด Tag โดยทั้ง Category และ Tags นั้น ต่างก็มีจุดประสงค์ในการ ค้นหาข้อมูล และ จัดการเอกสารให้เป็นหมวดหมู่นั่นเอง

เรามาเริ่มดู Category ก่อนนะครับว่าทำได้ยังไงกันบ้าง ให้ Login (user name :admin) เข้าไปที่ Alfresco Share นะครับ จากนั้นเข้าไปที่ Repository
สังเกตุทางด้านซ้ายมือจะมี Categories อยู่ ดังรูป

1

Alfresco ได้ติดตั้งตัวอย่าง Categories ไว้ให้นะครับ จริงๆแล้ว Categories ก็จะมีลักษณะเหมือนกับ Folder มากนะครับ ส่วนที่แตกต่างจาก Folder ก็คือ

  • ไม่มีการกำหนด Security ที่ Categories เหมือนใน Folder
  • ไม่สามารถทำ Business Rules ได้
  • 1 Content สามารถอยู่ได้ หลายๆ Categories ได้นั่นเอง
  • การ เพิ่ม/ลบ/แก้ไข Categories สามารถทำได้ที่ Admin Console เท่านั้นครับ

จากนั้น ทำการแก้ไข Categories โดยการคลิกที่ +More… เลือกเมนู +More… ดังรูป

21

คลิกที่เมนู Category Manager ทางด้านซ้ายมือ จะปรากฏโครงสร้างของ Category อยู่นะครับทางด้านขวามือ เมื่อนำ Mouse ไป Over นะครับ จะปรากฏ icon ขึ้นมา เป็นรูปดินสอ, +, และ X ให้ทดลองคลิกที่ปุ่ม + ที่บรรทัด Languages นะครับ

3

ในช่อง Category name: ใส่เป็น Thai นะครับ

4

ถ้าพิมพ์ผิดให้คลิกที่รูปดินสอนะครับ ถ้าต้องการลบให้คลิกที่เครื่องหมาย X นะครับ
เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกที่ Repository นะครับ สังเหตุ Categories ทางด้านซ้ายจะมี Thai ประกฎขึ้นมาแล้วครับ

5

ขั้นตอนต่อไปเราจะมาเพิ่ม Content เข้าไปที่ Category กันนะครับ โดยการ Upload Content เข้ามาใน Alfresco นะครับ จากนั้นคลิกที่ไฟล์เพื่อดู Content ครับ ให้คลิกที่ Manage Aspects เมนูทางด้านขวา นะครับ
จะปรากฏหน้าจอ Aspects ขึ้นมา ให้ทำการคลิกเครื่องหมายบวก (+) ที่ช่อง Classifiable ดังรูป

6

Classifiable จะย้ายมาทางด้านขวานะครับ จากนั้นคลิกปุ่ม Apply Changes จะกลับเข้าสู่หน้า View Content อีกครั้ง จากนั้นคลิกที่ Edit Properties เมนูทางด้านขวานะครับ

7

จะปรากฏหน้าจอแก้ไข Property ของเอกสาร และจะมี Field Categories เพิ่มขึ้นมานะครับ

8

คลิกที่ปุ่ม Select ของ Categories นะครับ จะปรากฏหน้าจอ Categories ขึ้นมา ให้คลิกที่ Language จากนั้นคลิกเครื่องหมาย (+) ที่ Thai นะครับ จากนั้นคลิกที่ปุ่ม OK

9

คลิกที่ Repository นะครับ คลิกไปที่ Language  Thai จะปรากฏเอกสารที่เราได้ทำการใส่ Categories ไปนะครับ

10

นอกจาก Categories แล้วเรายังนิยมติดฉลากให้กับเอกสารอีกด้วยนะครับ ซึ่งเราจะเรียกว่า Tags ครับ มาเริ่มใช้งาน Tag กันนะครับ โดยคลิกที่เอกสารนะครับ จากนั้นเลือก Edit Property คลิกที่ปุ่ม Select ในช่อง Tags

17

ที่ช่องทางด้านซ้ายมือสามารถพิมพ์ tag ที่ต้องการ Filter ได้ หรือถ้าต้องการเพิ่ม Tag ใหม่ก็พิมพ์เข้าไป จากนั้นก็คลิกที่เครื่องหมายถูก แต่ถ้าต้องการเลือก tag ที่มีอยู่แล้วให้คลิกที่เครื่องหมาย (+)

12

จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Save

13

จากนั้นคลิกที่เมนู Repository ทางด้านซ้ายมือจะมี Tag อยู่นะครับ (ถัดลงมาจาก Category ครับ) จะปรากฏ tag ชื่อ alfrescoecm ปรากฏอยู่ และมี (1) แสดงว่ามีเอกสารที่ใช้ Tag ชื่อ Alfresco อยู่ 1 เอกสารนะครับ เมื่อคลิกที่ Tag เอกสารจะปรากฎทางด้านขวามือ ดังรูปครับ

14

นอกจากนั้นแล้ว การใส่ Tag ยังสามารถใช้การค้นหาได้อีกด้วยนะครับ คลิกที่ช่อง Search ด้วนบนขวา ใส่ alfrescoecm จากนั้น Enter จะแสดงผลการค้นหา ดังรูปนะครับ

16

Comments are closed.