ผมได้เอกสารมาฉบับหนึ่งเป็นเอกสารการเข้าจอดเรือของท่าเรืออะไรสักอย่างที่ประเทศนิวซีแลนด์ เอกสารเป็น ODF ครับ และแน่นอนใช้ OpenOffice.Org ซึ่งแบบฟอร์มที่ผมได้มาเป็นเอกสารแบบ field form คือมี field แถบเทาๆ เวลาคลิกที่ field ที่ต้องการจะใส่ข้อมูลก้อจะมี input box มาให้เรากรอกข้อมูล OpenOffice.Org สนับสนุนการใช้ field form และ input field มาตั้งแต่เวอร์ชั่น 2.4 แล้วครับแต่ไม่ได้เขียนเป็น how-to มาแนะนำวิธีการใช้งานกันสักที เอาเป็นว่าวันนี้ผมจะมาแนะนำการประยุกต์เอกสารธรรมดาๆ ให้เป็น field form ง่ายๆ เอาไว้กรอกข้อมูลให้เป็นระเบียบเรียบร้อยและดูสวยงามครับ

ก่อนจะเข้าสู่ขั้นตอนการทำจะขออธิบายข้อดีของการทำ field form นอกจากจะทำให้เอกสารดูสวยงามแล้ว การใส่ข้อมูลก้อง่ายอีกด้วย และที่สำคัญคุณสามารถกำหนดเขตข้อมูลได้เองด้วย เดี๋ยวเรามาลองดูตัวอย่างเอกสารนี้กันครับแบบฟอร์ม "ใบสัญญาเป็นแฟนกัน" เอาสนุกนะครับอย่าคิดมาก :)

เวลาเราพิมพ์เอกสารใหม่เราก้อเอาเทมเพลท (ไฟล์แบบฟอร์มว่างๆ) มาแก้ไขขีดเส้นใต้ บ้างก้อใส่กล่องข้อความ หรือพิมพ์ทับไปเลย อันนี้ก้อแล้วแต่ความชอบของใครของมัน วันนี้ผมจะมานำเสนอวิธีการทำ form field กรอกข้อมูลง่ายๆ ได้เอกสารสวยงามกันครับ มาพิจารณาแบบฟอร์ม "ใบสัญญาเป็นแฟนกัน" เรามีช่วงว่างๆ ให้กรอกข้อมูลได้แก่
1. เขียนขึ้นที่ไหน
2. วันที่ เดือน ปี
3. ชื่อผู้ทำสัญญา อายุ
4. ชื่อคู่สัญญา อายุ

มาพิจารณาข้อมูลที่จะกรอกกันก่อน
1. เขียนขึ้นที่ไหน = กรอกข้อมูลเอง
2. วันที่ เดือน ปี = วันที่กรอกข้อมูลเอง (ตัวเลข)  เดือนเลือกเป็นรายชื่อเดือน ปีกรอกข้อมูลเอง (ตัวเลข)
3. ชื่อผู้ทำสัญญา อายุ = ชื่อผู้ทำสัญญา และ อายุ กรอกข้อมูลเอง
4. ชื่อคู่สัญญา อายุ = ชื่อคู่สัญญา  และ อายุ กรอกข้อมูลเอง

วิธีการทำ
1. เปิดเอกสารขึ้นมา
2. เลื่อนเคอร์เซอร์จุดที่ต้องการใส่ field เอาตรงเขียนที่ก่อนนะครับ
3. คลิกเมนู Insert > Fields > Other…
4. เลือกแท็บ Functions ในส่วน Type เลือก Input field ตรงช่อง Referance ใส่ชื่อ field ลงไปครับ "เขียนที่"
5. คลิกปุ่ม Insert จะมีหน้าต่างให้กรอกข้อมูลดังภาพ
6. ใส่ช่องว่างไปเรื่อยๆ ครับ แล้วกดปุ่ม Ok
7. คุณจะพบว่ามีแถบเทาๆ ขึ้นมาแล้ว

ทำตามขั้นตอนข้างต้นตรงวันที่ และปี สำหรับในส่วนเดือนเราจะมาทำ list field กัน เลือก เมนู Insert > Fields > Other… เหมือนเดิม เลือกแท็บ Functions ในส่วน Type เลือก List Field ในช่อง Name ให้ใส่ชื่อ field ลงไปคือเดือน ส่วน Item คือชื่อเดือนที่เราต้องการให้เลือก มกราคม-ธันวาคม (กดปุม Add ไปเรื่อยๆ จนครบ) ก้อจะได้ข้อมูลดังภาพ

ใส่ field ให้กับข้อมูลที่เหลือตามประเภท field ที่เหมาะสม ดูภาพสำเร็จกันเลยครับ

พอเราได้เอกสารแบบสมบูรณ์แล้วก้อเก็บเป็น template เพื่อใช้ในครั้งต่อๆ ไป คิดว่าการประยุกต์ใช้ OpenOffice.Org ในครั้งนี้คงไม่ยากจนเกินไป  ลองเอาไปประยุกต์กับแบบฟอร์มในองค์กรณ์ของคุณดูนะครับ :)

 ตัวอย่างไฟล์ – สัญญาเป็นแฟนกัน

Comments are closed.