ในการใช้งาน Alfresco ในมุมของการจัดการเอกสาร Document Management นั้น Alfresco มี Feature ให้ใช้งานได้อย่างมากมาย ไม่แพ้ระบบ Document Management ตัวดังๆ อย่างเช่น Oracle UCM, Documentum, FileNet, SharePoint เลยทีเดียว โดยเมื่อเราพูดถึงระบบ Document Management นั้น จะมี Feature หลักๆ ดังนี้ คือ

  • การจัดการ Version ของเอกสาร (Version Control)
  • การจัดการเรื่องความปลอดภัย และ การ เข้าถึงเอกสาร (Document Security)
  • การค้นหาเอกสาร (Search)
  • การนำเข้าเอกสาร (Uploading Document)

และ อื่นๆ อีกมากมาย

สำหรับ Alfresco จะมี หน้าจอในการงานอยู่  2 แบบ คือ

  • Alfresco Explorer (เป็นหน้าจอดั้งเดิม มีมาตั้งแต่เวอร์ชั่น แรกๆ แล้ว)
  • Alfresco Share (Alfresco ออกแบบหน้าจอใหม่ ให้ใช้งานได้ง่ายขึ้น โดยจะครอบคลุมในส่วนของการใช้งาน Collaboration ด้วย ซึ่งในบทความนี้ จะใช้ Alfresco Share เป็นหลัก)

ผมจะใช้  Alfresco Community 3.4e โดยเมื่อ Install เสร็จเรียบร้อยแล้ว ให้เปิด Browser แล้วเข้าไปที่ http://<servername or IP address> :8080/share เช่น http://localhost:8080/share โปรแกรม จะปรากฎหน้า Login ขึ้นมาดังรูป

ทำการ Login เข้าสู่ระบบ โดยใช้ User Name: admin <ใช้ password ตอนที่ Install Alfresco> คลิกที่ปุ่ม Login จะปรากฏ หน้าจอดังรูป

คลิกที่ปุ่ม Repository เพื่อเข้าสู่หน้าจอ ในการจัดการ Content

จะปรากฏหน้าจอ ดังรูปด้านล่าง

ลักษณะการทำงาน จะเหมือนกับ Windows Explorer ที่ราคุ้นเคยกัน ทางด้านซ้ายมือ จะเป็น tree ในการ Browse Folder (Alfresco จะเรียก Folder ว่า Space)  ส่วนทางด้านขวามือจะแสดง Sub Folder หรือ Content ภายใน ของ Folder ที่ทำการเลือกอยู่

การสร้าง Folder ใน Alfresco ทดลองสร้าง Folder โดยการ คลิกที่ Repository Folder(ทางด้านซ้ายมือ) จากนั้นคลิกที่ปุ่ม New Folder

จะปรากฏหน้าจอขึ้นมา ให้ทำการ กรอกรายละเอียด ชื่อ Folder (อาจจะใส่เป็นชื่อองค์กรของเราก็ได้), Title, Description ดังรูป

จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Submit หน้าจอจะปิดไป พร้อมกับ สร้าง Folder ดังรูป

ให้ทำการสร้าง Folder ภายใต้ AlfrescoThailand โดย คลิกที่ Folder AlfrescoThailand ทางด้านซ้าย มือ จากนั้น คลิกที่ปุ่ม New Folder

ทำตามขั้นตอนที่ 7 และ 8 โดยสร้าง Folder ชื่อ Accounting(แผนกบัญชี), Human Resource(แผนกบุคคล), Consulting (แผนกที่ปรึกษา) เมื่อสร้างเสร็จแล้ว จะได้ตามรูปด้านล่าง

ทำการนำเข้า เอกสาร โดยคลิกที่ Folder ที่ต้องการเก็บเอกสาร เช่น ต้องการเก็บเอกสารใน Folder ของ Accounting ให้ คลิกที่ Folder Accounting (ทางด้านซ้ายหรือขวาก็ได้) จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Upload ดังรูป

การนำเข้าเอกสารเข้าไปเก็บใน Alfresco จะปรากฏหน้าจอในการ Upload เอกสาร ดังรูป ด้านล่าง

คลิกที่ปุ่ม Select file(s) to upload จากนั้นเลือกไฟล์ที่ต้องการนำเข้าไปเก็บใน Alfresco (สามารถเลือกได้มากกว่า 1 ไฟล์ โดยการกดปุ่ม Ctrl ค้างไว้) จากนั้นกดปุ่ม OK

คลิกที่ปุ่ม Upload File(s) โปรแกรมจะทำการ Upload ไฟล์ไปเก็บไว้ที่ Folder Accounting ใน Alfresco

เมื่อ Upload เสร็จให้ คลิกที่ปุ่ม OK

จะปรากฏหน้าจอ ดังรูปด้านล่าง

การดูเอกสารใน Alfresco คลิกที่ ไฟล์ที่ต้องการดู

จากนั้นโปรแกรมจะทำการแสดงรายละเอียดของไฟล์ที่เลือก ดังรูป

เอกสารที่สามารถดูได้ผ่านทาง Alfresco นั้น จะเป็นพวก Image, PDF, Open Office นอกนั้น โปรแกรมจะขึ้นหน้ามาให้ Download

ในบทความนี้ได้เรียนรู้ถึงการสร้างและจัดการ Space (Folder ใน Alfresco) ตลอดจนถึงการนำเอา Content เข้ามาเก็บใน  Space ที่ต้องการได้  ในเรื่องของ Space นั้น ยังมี Feature ที่สำคัญๆ อีกมาก เช่น การทำ Business Rules, การกำหนด Permission ในการเข้าถึง Content เป็นต้น ซึ่งจะกล่าวถึงในครั้งต่อไป

Comments are closed.