ถ้าถามว่าระบบ Document Management ที่มีการใช้งานมากที่สุดตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบันนั้น คำตอบที่ได้น่าจะเป็น Solution ง่ายๆ ที่เรียกว่า “Shared Network Drive” ซึ่งถือว่าเป็น Solution ที่มีการใช้งานได้ง่ายๆ ทั้งแผนก IT และ User กันเลยทีเดียว เพียงแต่ว่าการใช้ Network Drive นั้น มีข้อจำกัดอยู่พอสมควร เช่น การค้นหา File ที่ยากลำบาก, ไม่มี Version Control, ไม่มี Security ที่ดีพอ, Audit Log เป็นต้น โดยถ้าหากว่า File Sharing ที่ใช้ในองค์กรนั้น มีจำนวน Content ไม่มากหรือผู้ใช้ ไม่มากนัก ก็คงจะไม่เกิดปัญหาซักเท่าไหร่ แต่ถ้าหากมี Content เก็บอยู่ใน Share Drive ในปริมาณมากๆ แล้วละก็ ปัญหาที่เกิดขึ้นก็จะตามมาเป็นเป็นเงาตามตัวเลยทีเดียว

จากปัญหาข้างต้น สามารถแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้โดยใช้ความสามารถของ Alfresco เพราะว่าใน Alfresco นั้นรองรับมาตรฐาน CIFs (Common Internet File System) ซึ่งเป็น Protocol ที่ใช้กำหนดมาตรฐานการเข้าถึง File บน Internet และ Intranet ดังนั้นจึงทำให้ Alfresco มี Feature ในการทำงานเป็น Shared Network Drive ได้

วิธีการใช้งานให้ Alfresco เป็น Network Drive โดยใช้ CIFs นั้น ง่ายๆ ดังนี้เลยครับ ทำการ Start Alfresco Server ให้สามารถใช้งานได้ เมื่อ Start เสร็จ ให้ทำการทดสอบโดยการเปิด Web Browser ขึ้นมาดู ดังรูปด้านล่าง

null

สร้าง Space (Folder) ภายใต้ Company Home เพื่อทำการทดสอบนะครับ เช่น AlfrescoThailand จากนั้นก็สร้าง Sub Space อีกซัก 3-4 Space เช่น Accounting Department, Human Resource Department เป็นต้น จากนั้น คลิกที่ Space ที่ต้องการ Map Drive นะครับ เช่น AlfrescoThailand Space จะเห็นว่า มี Icon ต่อจากชื่อของ Space ดังรูป สังเกตที่ Tooltip ที่ขึ้นมานะครับ “Open Network Folder \\ALFRESCO-DEMOA\Alfresco\AlfrescoThailand” เดี๋ยวเราจะใช้ Path นี้ในการ Map Drive นะครับ

null

จากนั้นไปที่ My Computer คลิกขวาเลือก Map Network Drive…

null

เลือกว่าจะ Map เข้ากับ Drive letter อะไร เช่น Drive K: ส่วนในช่องของ Folder ให้ใส่ path ที่อยู่ใน Alfresco จากข้อที่ 4 นะครับ (ความหมายคือ \\ตามด้วย A ตัวใหญ่\ตามด้วย Alfresco\ตามด้วยชื่อ Space ) เป็นต้น

null

จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Finish จะปรากฏหน้าจอ ให้ใส่ Username และ Password ของ Alfresco นะครับ

null

คลิกที่ปุ่ม OK จะปรากฏหน้าจอ ดังรูปนะครับ

null

ตอนนี้เราก็สามารถ Map Drive ไปที่ Alfresco ได้แล้วนะครับ โดยจะปรากฏ Sub Space ภายใต้ Space(AlfrescoThailand) ที่เราได้ทำการ Map Drive ไปตอนต้น และตอนนี้เราก็สามารถใช้งาน Alfresco ให้เหมือนกับ Share Drive ได้เลยครับ

เริ่มต้นใช้งานกันเลยนะครับ เริ่มจากการเพิ่ม File เข้าไปใน Alfresco โดยการลาก File จากเครื่องของเราไปเก็บไว้ใน Alfresco ดังรูป

null

เห็นมั้ยครับ ใช้งานได้เหมือน Share Drive ปกติเลย เราลองไปเช็คดูใน Alfresco explorer กัน ตอนนี้ File ก็เข้าไปเก็บใน Alfresco เรียบร้อยแล้ว เป็น Version 1.0 นะครับ จากนั้นคลิกที่ Icon View Details เพื่อเข้าไป Set ให้เอกสารสามารถทำ Auto Version ได้

null

จากนั้นคลิกที่ Allow Versioning เพื่อทำให้ เอกสารเก็บ Version โดยอัตโนมัติ

null

ลองมาทำการแก้ไข File ดูนะครับ ให้ทำการ Double Click ที่ไฟล์ที่ต้องการแก้ไข จากนั้นทำการแก้ไขไฟล์ และ Save ไฟล์ ดังรูปด้านล่าง

null

เอกสารจะเปลี่ยนเป็น Version ให้โดยอัตโนมัติ

null

การดู Property ของเอกสาร ให้ทำการลากไฟล์ที่ต้องการดู ไปทับ __ShowDetails.exe ดังรูป จะปรากฏหน้าจอ Open File ขึ้นมา ให้คลิกที่ปุ่ม Run

null

โปรแกรมจะทำการเปิด Alfresco Explorer ขึ้นมาโชว์หน้า Property ของ ไฟล์ที่ต้องการ

null

Comments are closed.