การทำชุด Index (Attributes) ใน Document Management นั้นมีความสำคัญมาก เพราะการ Design ชุด Index ที่ดี จะทำให้สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดาย รวดเร็ว และทำให้การเขียนโปรแกรมให้เข้ากับ ส่วนต่างๆ ของระบบ เป็นไปด้วยความสะดวกมากยิ่งขึ้น โดยระบบ Enterprise Content Management โดยทั่วไปนั้น จะประกอบไปด้วย 2 ส่วน คือ

• Document Type หมายถึง ประเภทของเอกสาร ยกตัวอย่างเช่น ในองค์กรอาจจะมีประเภทของเอกสาร ที่แตกต่างกันออกไป เช่น เอกสารประเภท invoice, เอกสารประเภท HR หรือเอกสารประเภทอื่นๆ ในแต่ละประเภทเอกสารก็จะมี Attributes ที่แตกต่างกันออกไป
• Attributes (Meta Data) หมายถึง ชุด Index ที่จะแนบไปกับ Document Type ยกตัวอย่างเช่น ในเอกสารประเภท Invoice ก็มักจะประกอบไปด้วย Index คือ Invoice Number, Invoice Date, Customer Name เป็นต้น

การจัดทำ Document Type และ Attributes นั้น ถ้าหากว่าเป็น Software บางราย เช่น Oracle Web Content, ECM Documentum, IBM FileNet จะมี Tools ในการสร้าง Document Type ที่ง่ายทีเดียว แต่สำหรับ Alfresco นั้นจะใช้วิธีการ Config ผ่าน XML File ซึ่งถ้าหากว่าเข้าใจถึงวิธีการทำงานแล้ว ก็ไม่ยากเหมือนกัน

Continue reading →

จากบทความการจัดการการเข้าถึงข้อมูลให้มีความปลอดภัยบน Alfresco นั้น เราจะสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง Folder และ Content ต่างๆ ได้ โดยการเพิ่ม คลิกที่ Manage Permission ดังรูป

จากนั้นก็ทำการเพิ่ม Group หรือ User ที่จะกำหนดการใช้งานใน Folder หรือ Content ซึ่งการกำหนดสิทธิ์ต่างๆ เราจะกำหนดให้เป็น Role โดย Alfresco จะมี Role ให้เราได้เลือกใช้งานกันอยู่ทั้งหมด 5 Role ด้วยกันนะครับ ได้แก่ Editor, Consumer, Collaborator, Coordinator, Contributor ดังรูป

Continue reading →

ในการ Implement ระบบ ECM นั้น สิ่งแรกๆ ที่จะต้องทำก็คือ การจัดทำเรื่อง User และ การจัดการเรื่องการเข้าถึงข้อมูล Permission ต่างๆ ซึ่ง Alfresco นั้นมีระดับในการกำหนด Permission ที่ชัดเจนและมีความยืดหยุ่นสูง สำหรับ Alfresco การกำหนด Permission นั้น จะกำหนดได้ 2 ส่วน คือ 1. Space และ 2.Content ยกตัวอย่างเช่น ถ้าในองค์กรของเรามี Finance Department Space ดังนั้น Group ที่จะเข้าไปดูได้ น่าจะเป็น

1. Group ของ Finance
2. Group ของ Sales
3. Group ของ ผู้บริหาร

แต่ทั้ง 3 แผนกแม้จะสามารถเข้าไปใน Finance Department ได้ แต่ก็จะมีสิทธิ์ในการทำงานที่แตกต่างกัน ตลอดจนถึง Content ที่อยู่ใน Space ก็ยังสามารถกำหนดได้อีกว่าใครสามารถทำอะไรใน Content ได้บ้าง บางคนอาจจะยังนึกภาพไม่ออก อย่างนั้นเรามาเริ่มทำกันเลยนะครับ

Continue reading →

โดย default แล้ว User ที่อยู่บนระบบจะสามารถสร้าง sites ได้ แต่ในที่นี้เราจะมากำหนดให้ user ที่อยู่ใน group SITE_CREATORS เท่านั้นที่มีสิทธิ์สร้าง sites นอกนั้นไม่สามารถสร้างได้ มาดูวิธีทำกันดีกว่า
ก่อนอื่นให้สร้าง Group ขึ้นมาก่อน ตัวอย่างสร้าง group ชื่อ SITE_CREATORS

จากนั้นคลิก Repository เลือกโฟลเดอร์ Sites และเลือก Manage permissions

Continue reading →