การทำชุด Index (Attributes) ใน Document Management นั้นมีความสำคัญมาก เพราะการ Design ชุด Index ที่ดี จะทำให้สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดาย รวดเร็ว และทำให้การเขียนโปรแกรมให้เข้ากับ ส่วนต่างๆ ของระบบ เป็นไปด้วยความสะดวกมากยิ่งขึ้น โดยระบบ Enterprise Content Management โดยทั่วไปนั้น จะประกอบไปด้วย 2 ส่วน คือ
- Document Type หมายถึง ประเภทของเอกสาร ยกตัวอย่างเช่น ในองค์กรอาจจะมีประเภทของเอกสาร ที่แตกต่างกันออกไป เช่น เอกสารประเภท invoice, เอกสารประเภท HR หรือเอกสารประเภทอื่นๆ ในแต่ละประเภทเอกสารก็จะมี Attributes ที่แตกต่างกันออกไป
- Attributes (Meta Data) หมายถึง ชุด Index ที่จะแนบไปกับ Document Type ยกตัวอย่างเช่น ในเอกสารประเภท Invoice ก็มักจะประกอบไปด้วย Index คือ Invoice Number, Invoice Date, Customer Name เป็นต้น
การจัดทำ Document Type และ Attributes นั้น ถ้าหากว่าเป็น Software บางราย เช่น Oracle Web Content, ECM Documentum, IBM FileNet จะมี Tools ในการสร้าง Document Type ที่ง่ายทีเดียว แต่สำหรับ Alfresco นั้นจะใช้วิธีการ Config ผ่าน XML File ซึ่งถ้าหากว่าเข้าใจถึงวิธีการทำงานแล้ว ก็ไม่ยากเหมือนกัน