ผมเคยพัฒนาซอฟต์แวร์ประเภท Groupware และ Collaboration System มาระยะหนึ่งได้เห็นจุดเด่นและจุดด้อยของซอฟต์แวร์ประเภทนี้ ทั้งในเรื่องที่ผู้ใช้ต้องการเช่น Work Flow, Privillege System และที่สำคัญคือ Document Management ตัวนี้ถือเป็นจุดขาดของซอฟตืแวร์ประเภทนี้เลยก้อว่าได้ แต่ปัญหามันไม่ได้เกิดแค่ Document Management ปัญหาที่ทุกคนมองข้ามคือ คุณมี Collaboration System หรือ DCM อยู่ในองค์กรคุณใส่ข้อมูลเข้าไปในระบบได้ด้วยวิธีไหน? อัพโหลดผ่านเว็บหรือ? ถ้าคุณมีไฟล์สัก 50 ไฟล์คุณก้อคงคลิกจนมือหงิกเลยก้อได้

ผมก้อเจอปัญหานี้กับซอฟต์แวร์ของผมเช่นเดียวกัน แต่ก้อไม่ได้หาทางแก้ไขอะไร เพราะด้วยความคิดที่ว่ายังไงๆ เขาก้อต้องใช้ในองค์กรอยู่แล้ว แต่เราลืมไปว่ามันขึ้นอยู่กับว่าเขาจะไป deploy ใช้กันยังไง ซึ่งส่วนใหญ่คนที่เอาซอฟต์แวร์ของผมไปใช้ก้อมันจะเช่าพื้นที่กับผู้ให้บริการโฮสติ้งแล้วก้อเอาซอฟต์แวร์ผมไปติดตั้งใช้งานกันทั้งออฟฟิตนั่นหมายความว่าพวกเขากำลังโยนเอกสารผ่าน Internet ไม่ใช่ผ่านบนเว็บเซิร์ฟเวอร์ใน Local Network นี่แหละจึงเกิดปัญหากับคนที่ใช้งานระบบพวกนี้อย่างจริงๆ จังๆ

ผมเองเป็นพวกบ้าพลังเรื่อง Office Automation, Paperless, Virtual Office เป็นเรื่องที่ผมให้ความสนใจมาก เพราะมันเจ๋ง ผมคิดว่าทุกวันนี้ไม่จำเป็นต้องมาทำงานที่ office ก้อได้อยู่ที่ไหนก้อได้ ต่อ net ผ่าน GPRS/Edge หรือ Wifi ที่ร้านกาแฟ คุณก้อสามารถสื่อสารและทำงานกับเพื่อนร่วมงานผ่านระบบ Collaboration System ได้ วกกลับเรื่องคุณใส่ข้อมูลเข้าไปในระบบได้ด้วยวิธีไหน? จากปัญหาข้างต้นซอฟต์แวร์ประเภท Collaboration System และ Document Management System มักจะถูกพัฒนาเป็น Web Application ซึ่งทำให้วิธีการนำข้อมูลเข้าไปยังระบบถูกแช่แข็งไว้ที่ HTTP เป็นหลัก และนั่นแหละที่เกิดปัญหา Internet คุณเร็วแค่ไหน? หรือ เซอร์ฟเวอร์ที่คุณใช้ busy มากมั๊ย ให้บริการกับผู้ใช้ทั้งองค์กรได้หรือไม่? นั่นคือปัญหาที่ตามมาจาก คุณเอาข้อมูลเข้าไปยังระบบยังไง และความเร็วในการเอาข้อมูลเข้า เอาข้อมูลออกมากน้อยแค่ไหน?

ที่ทำงานผมคลั่ง Alfresco ECM กันมาก เรียกได้ว่าอะไรๆ ก้อ Alfresco ผมยังจำได้ตอนที่ผมพัฒนาระบบ Collaboration System ในช่วง 7 ปีที่แล้วใครๆ ก้อคลั่ง OSP ก้อคงจะอารมณ์เดียวกัน ซึ่งผมเองก้อคงไม่เอา OSP ไปเทียบกับ Alfresco ECM หรอกนะครับ แต่ที่น่าเป็นห่วงคือ พฤติกรรมการใช้งานไม่ว่าจะผ่านไปถึง 7 ปี พฤติกรรมการใช้งาน Collaboration System หรือ Enterprise Content Management ก้อเหมือนเดิมคือเอาข้อมูลขึ้นผ่าน HTTP อยู่เช่นเดิม แล้วความเร็วในการเอาข้อมูลเข้าเอาข้อมูลออก มีความเร็วมากน้อยแค่ไหน? ก้อคงขึ้นอยู่กับความเร็วอินเตอร์เน็ตขององค์กรนั่นเอง นั่นหมายความว่าในช่วง 7 ปีที่ผ่านมา พฤติกรรมของผู้ใช้ไม่ได้มีอะไรเปลี่ยนแปลงเลย น่าสนใจมากครับ

แต่ว่า Alfresco ECM ไม่ได้เปิดช่องทางในการนำเข้าข้อมูลเพียงแค่ผ่านหน้าเว็บเท่านั้น (คุณรู้บ้างมั๊ย) คุณยังสามารถนำเอาข้อมูลเข้าทางระบบเน็ตเวิร์คอย่าง CIFS หรือ SMB ได้เช่นกัน ลองนึกถึงตอนที่เราแชร์ไฟล์บน Windows หรือพิมพ์ smb://myserver/my-user-account/myfolder เป็นต้น นั่นหมายความว่าคุณสามารถใช้โปรแกรมง่ายๆ อย่าง Exploror, File Manager, Nautilus, Dolphin โยนไฟล์ผ่าน CIFS หรือ SMB เข้าไปยัง Alfresco ได้โดยตรงโดยไม่ต้องผ่านหน้าเว็บแต่อย่างใด ทีนี้คุณจะเอาไฟล์เข้าไปสักที่ไฟล์ก้อได้ หรือเอาไฟล์ออกจากระบบสักกี่ไฟล์ก้อได้ ในเวลาที่เร็วกว่า :) สำหรับออฟฟิตที่มีเครื่องถ่ายเอกสารตัวใหญ่ๆ ที่สามารถ Scan/FAX/Copy ผ่าน Network ได้ และรองรับ protocal CIFS หรือ SMB คุณก้อสามารถถ่ายเอกสารแล้วนำข้อมูลเข้าไปยัง Alfresco ECM ได้โดยตรง เจ๋งมั๊ย :)

เรื่อง Work Flow, Collaborative Working, Document Repository, Document Management มันก้อเป็นเรื่องปกติที่ ECM ส่วนใหญ่มีกัน แต่ที่สำคัญวันนี้คุณใช้ Alfresco ECM ของคุณเป็นแล้วหรือยัง?
 

Comments are closed.