สำหรับใน Version 4.2 ได้มี Function ที่ใช้ในการแก้ไขเอกสาร เป็น Tool ที่ชื่อว่า Edit in Google Docs โดยจะสามารถทำการแก้ไขงานในรูปแบบ Online ได้นะครับ วิธีการใช้งานมี ดังนี้

ไปที่เอกสารที่ต้องทำการแก้ไข (File txt, Doc, xls เป็นต้น) ที่แถบเครื่องมือทางขวามือ จะปรากฏ Tool ในการ Edit in google Doc ดังภาพ

null

เมื่อทำการ click เลือกตัว Alfresco จะให้ทำการ Login ไปยัง google Doc โดยทั้งนี้เราต้องมี Email ของทาง Google ไว้ด้วย ถึงจะสามารถเข้าไปแก้ไขเอกสารบน Google ได้ ดังภาพ


Continue reading

มีคำถามมากมายเลยนะครับที่เกี่ยวข้องกับการทำ Workflow โดยเฉพาะมีคำถามที่ว่า เมื่อเราสร้าง Workflow แล้วต้องการให้ในขั้นตอนสุดท้าย ให้ทำการส่งมายังผู้ที่ทำการ Start Workflow เพื่อให้ทำการรับทราบอีกครั้งหนึ่ง ต้องทำยังไง วันนี้เรามีวิธีการง่ายๆ นะครับ โดยการใช้งานตัวแปรที่ชื่อว่า ${initiator.properties.userName}

เริ่มต้นเรามาสร้าง Workflow ง่ายๆ ซัก 3 Task ดังรูปนะครับ

null


Continue reading

เราสามารถสร้่าง Workflow เอกสารใน Alfresco ได้ง่ายๆ ผ่านทาง Activiti BPMN Designer เครื่องมือที่เราใช้ก็คือ Eclipse และเพิ่ม plugin Activiti BPMN Designer เข้าไป เท่านี้เราก็ได้เครื่องมือสำหรับสร้าง Workflow บน Alfresco แล้ว มาเริ่มกันเลย

เปิด Eclipse ขึ้นมาเลยนะครับ

null

จากนั้นเข้าไปที่ Menu Help เลือก Eclipse Marketplace


Continue reading

นอกจากเราจะใช้งาน Alfresco ผ่านทาง Note book หรือ Computer PC แล้ว Alfresco ยังมี Application ที่รองรับการใช้งานผ่านทาง Mobile Device ซึ่งรองระบบทั้งระบบปฏิบัติการ iOS และ Android เพื่อให้ผู้ใช้งาน สามารถใช้งาน Alfresco ได้สะดวกมากยิ่งขึ้นนะครับ โดย Application นี้ สามารถ down load ภายใต้ชื่อ Alfresco นะครับ

หาก Download ภายใต้ระบบปฏิบัติการ iOS ที่หน้าจอจะปรากฏ Application Alfresco อยู่ 2 แบบด้วยกันนะครับ ให้ผู้ใช้เลือก Download Application Alfresco ที่มีพื้นหลังสีดำนะครับ ส่วนที่ใช้ระบบปฏิบัติการ Android จะมีให้เลือกเพียง logo เดียวนะครับ

null


Continue reading

การทำชุด Index (Attributes) ใน Document Management นั้นมีความสำคัญมาก เพราะการ Design ชุด Index ที่ดี จะทำให้สามารถค้นหาเอกสารได้อย่างง่ายดาย รวดเร็ว และทำให้การเขียนโปรแกรมให้เข้ากับ ส่วนต่างๆ ของระบบ เป็นไปด้วยความสะดวกมากยิ่งขึ้น โดยระบบ Enterprise Content Management โดยทั่วไปนั้น จะประกอบไปด้วย 2 ส่วน คือ

  • Document Type หมายถึง ประเภทของเอกสาร ยกตัวอย่างเช่น ในองค์กรอาจจะมีประเภทของเอกสาร ที่แตกต่างกันออกไป เช่น เอกสารประเภท invoice, เอกสารประเภท HR หรือเอกสารประเภทอื่นๆ ในแต่ละประเภทเอกสารก็จะมี Attributes ที่แตกต่างกันออกไป
  • Attributes (Meta Data) หมายถึง ชุด Index ที่จะแนบไปกับ Document Type ยกตัวอย่างเช่น ในเอกสารประเภท Invoice ก็มักจะประกอบไปด้วย Index คือ Invoice Number, Invoice Date, Customer Name เป็นต้น

การจัดทำ Document Type และ Attributes นั้น ถ้าหากว่าเป็น Software บางราย เช่น Oracle Web Content, ECM Documentum, IBM FileNet จะมี Tools ในการสร้าง Document Type ที่ง่ายทีเดียว แต่สำหรับ Alfresco นั้นจะใช้วิธีการ Config ผ่าน XML File ซึ่งถ้าหากว่าเข้าใจถึงวิธีการทำงานแล้ว ก็ไม่ยากเหมือนกัน


Continue reading

จากบทความการจัดการการเข้าถึงข้อมูลให้มีความปลอดภัยบน Alfresco นั้น เราจะสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึง Folder และ Content ต่างๆ ได้ โดยการเพิ่ม คลิกที่ Manage Permission ดังรูป

null

จากนั้นก็ทำการเพิ่ม Group หรือ User ที่จะกำหนดการใช้งานใน Folder หรือ Content ซึ่งการกำหนดสิทธิ์ต่างๆ เราจะกำหนดให้เป็น Role โดย Alfresco จะมี Role ให้เราได้เลือกใช้งานกันอยู่ทั้งหมด 5 Role ด้วยกันนะครับ ได้แก่ Editor, Consumer, Collaborator, Coordinator, Contributor ดังรูป

null


Continue reading

ในการ Implement ระบบ ECM นั้น สิ่งแรกๆ ที่จะต้องทำก็คือ การจัดทำเรื่อง User และ การจัดการเรื่องการเข้าถึงข้อมูล Permission ต่างๆ ซึ่ง Alfresco นั้นมีระดับในการกำหนด Permission ที่ชัดเจนและมีความยืดหยุ่นสูง สำหรับ Alfresco การกำหนด Permission นั้น จะกำหนดได้ 2 ส่วน คือ 1. Space และ 2.Content ยกตัวอย่างเช่น ถ้าในองค์กรของเรามี Finance Department Space ดังนั้น Group ที่จะเข้าไปดูได้ น่าจะเป็น

1. Group ของ Finance
2. Group ของ Sales
3. Group ของ ผู้บริหาร

แต่ทั้ง 3 แผนกแม้จะสามารถเข้าไปใน Finance Department ได้ แต่ก็จะมีสิทธิ์ในการทำงานที่แตกต่างกัน ตลอดจนถึง Content ที่อยู่ใน Space ก็ยังสามารถกำหนดได้อีกว่าใครสามารถทำอะไรใน Content ได้บ้าง บางคนอาจจะยังนึกภาพไม่ออก อย่างนั้นเรามาเริ่มทำกันเลยนะครับ


Continue reading

ในการ Implement ระบบ ECM นั้น มักจะมี Requirement ที่แตกต่างกันออกไปในแต่ละองค์กร ยกตัวอย่าง เช่น

  • Requirement ประมาณว่า มี Content ที่ต้องการนำเข้า Alfresco ซึ่ง Content นั้นมีอยู่เป็นจำนวนมากและรวมอยู่ใน Folder เดียวกัน ซึ่งเมื่อนำเข้าไปเก็บใน Alfresco แล้ว ต้องการให้แยกเก็บใน Space(Folder) โดยอัตโนมัติ
  • Requirement ในการแปลง Format ของเอกสาร เช่น เอกสารที่นำเข้าหรือย้ายเข้ามาเก็บใน Space ให้ทำการแปลง Format ของเอกสารให้เป็น PDF เป็นต้น
  • Requirement เหล่านี้ สามารถใช้ความสามารถของ Business Rules ที่มีอยู่ใน Space ในการ Implement ได้ ซึ่ง Alfresco ได้จัดเตรียม Feature ต่างๆ ไว้อย่างครบถ้วนเลยทีเดียว แต่ถ้าหากว่าต้องการให้ Business Rules มีความสามารถเพิ่มเติมจาก Standard Feature แล้ว ก็ยังสามารถเขียนโปรแกรมเพิ่มเติมได้อีก


Continue reading

ครับ ในบทนี้จะพูดถึงการสร้าง Form ใน Activiti กัน การสร้าง Form ในระบบ Workflow นั้น มีความสำคัญเป็นอย่างมาก เช่น ในการสร้าง Flow การลาหยุดงาน ผู้ใช้งาน จำเป็นต้องมีการกรอกข้อมูลในการขอลาหยุดงานด้วย เช่น จำนวนวันที่ต้องการลาหยุด ลาหยุดจากวันไหนถึงวันไหน เป็นต้น เพื่อให้ผู้พิจารณา (Review) ได้ดูข้อมูลที่กรอกเข้ามาใน Form และพิจารณาอนุมัติงานต่อไป
ขอยกตัวอย่าง Workflow ในบทความที่ผ่านมานะครับ เป็น Workflow ง่ายๆ เมื่อ Start Flow แล้ว จะส่งงานจาก Task1 ไปที่ Task2 แล้วก็จบ Flow นะครับ

null

เริ่มเลยนะครับ ก่อนอื่นให้ทำการเปิด eclipse ขึ้นมาก่อน จากนั้น เปิด project ที่สร้างขึ้นมาจากบทความที่ผ่านมา (การสร้าง Alfresco Workflow โดย Activiti BPM 5.8)


Continue reading

ในการสร้าง Workflow ของ Alfresco Community ใน Version 3.4e เป็นต้นมา มีการนำเอา Workflow Engine ตัวใหม่เข้ามาใช้ในการสร้าง Workflow ซึ่งก็ถือว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญอีกครั้งหนึ่งของ Alfresco ในแง่มุมของกระบวนการทำ Business Process Management (BPM) แรกเริ่มเดิมทีนั้น Alfresco จะใช้ jBPM ซึ่งเป็นของค่าย JBoss ในการสร้าง Workflow แต่เมื่อประมาณเดือนเมษายน ของปี 2011 Alfresco ได้ออก Version ใหม่คือ Alfresco Community 3.4e ซึ่งมีการนำเอา Workflow Engine ตัวใหม่เข้ามาใช้งาน ซึ่งนั่นก็คือ Activiti นั่นเอง

null

Activiti นั้นได้กลายเป็น Default Workflow Engine ของ Alfresco ซึ่งในส่วนของ jBPM นั้น ก็ยังสามารถใช้ใน Alfresco ได้เหมือนเดิม (ประมาณว่าใช้ได้ แต่ไม่เน้นนะครับ) ก่อนที่จะไปเริ่มสร้าง Workflow ใน Alfresco กันนั้น จำเป็นที่จะต้องเรียนรู้พื้นฐานการทำงาน ของ Activiti ให้เข้าใจเสียก่อน ซึ่งในขณะที่เขียนบทความนี้อยู่นั้น Activiti ได้ออก version 5.6 ซึ่งเป็น version ล่าสุด โดยสามารถ Download และศึกษาวิธีใช้งานได้จาก http://www.activiti.org


Continue reading