ถ้าถามว่าระบบ Document Management ที่มีการใช้งานมากที่สุดตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบันนั้น คำตอบที่ได้น่าจะเป็น Solution ง่ายๆ ที่เรียกว่า “Shared Network Drive” ซึ่งถือว่าเป็น Solution ที่มีการใช้งานได้ง่ายๆ ทั้งแผนก IT และ User กันเลยทีเดียว เพียงแต่ว่าการใช้ Network Drive นั้น มีข้อจำกัดอยู่พอสมควร เช่น การค้นหา File ที่ยากลำบาก, ไม่มี Version Control, ไม่มี Security ที่ดีพอ, Audit Log เป็นต้น โดยถ้าหากว่า File Sharing ที่ใช้ในองค์กรนั้น มีจำนวน Content ไม่มากหรือผู้ใช้ ไม่มากนัก ก็คงจะไม่เกิดปัญหาซักเท่าไหร่ แต่ถ้าหากมี Content เก็บอยู่ใน Share Drive ในปริมาณมากๆ แล้วละก็ ปัญหาที่เกิดขึ้นก็จะตามมาเป็นเป็นเงาตามตัวเลยทีเดียว

จากปัญหาข้างต้น สามารถแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้โดยใช้ความสามารถของ Alfresco เพราะว่าใน Alfresco นั้นรองรับมาตรฐาน CIFs (Common Internet File System) ซึ่งเป็น Protocol ที่ใช้กำหนดมาตรฐานการเข้าถึง File บน Internet และ Intranet ดังนั้นจึงทำให้ Alfresco มี Feature ในการทำงานเป็น Shared Network Drive ได้


Continue reading

เราสามารถสร้าง Link เอกสาร เพื่อไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ โดยกำหนดได้ว่าจะให้เอกสารใดเกี่ยวข้องกับเอกสารนี้บ้าง ดังนี้ เข้าไปที่ localhost:8080/share จากนั้นเข้าไปยังไฟล์เอกสารที่ต้องการสร้างความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกันกับเอกสารอื่น ดังรูป

null

คลิกเข้าไปที่ไฟล์เอกสารที่ต้องการ เลื่อนลงมาด้านล่างทางขวา ในส่วน Properties จะเห็นว่ามีข้อมูลของเอกสาร (Document Information) ดังรูป


Continue reading

ปกติแล้วเมื่อเราเข้าไปที่ Site ใน Alfresco แล้วคลิกที่แถบ Document Library ซึ่งเราเข้าเป็นประจำอยู่แล้วนะครับ เนื่องจากเป็นที่เก็บ Folder และไฟล์ต่างๆ ดังรูปด้านล่างนะครับ

null

ซึ่งในบางครั้งเราอาจจะต้องการ ให้ Alfresco ทำการกรองเอกสารแยกตาม Status ต่างๆ เช่น ถ้าเป็นเอกสารประเภท ISO ผู้ใช้อาจจะอยากทราบว่าเอกสารนั้นผ่านการ Review หรือ ผ่านการ Approve จาก DCC รึยัง หรือเอกสารนี้ผ่านการประกาศใช้งานจาก QMR รึยัง ซึ่งนอกเหนือจากที่เราสามารถตรวจสอบได้จาก Workflow แล้วเรายังสามารถทำการดูสถานะของเอกสารได้จาก Document Filter ได้อีกด้วย ซึ่ง Alfresco จะเตรียม Document Filter ให้อยู่แล้ว เช่น All Documents, I’m Editing, Others are Editing, Recently Modified, Recent Added, My Favorites แต่ในบางครั้ง Filter ใน Alfresco ก็ไม่เพียงพอต่อความต้องการของเรา ซึ่งเราสามารถทำการเพิ่ม Document Filter ได้ ดังรูปด้านล่าง


Continue reading

ใน Alfresco Explorer นั้น ถ้าเราทำการ Add Content หรือนำเข้าเอกสาร เราจะพบกับ Content Wizard ให้เราเลือกว่า จะให้เก็บ Content เป็นประเภทเอกสารอะไร เช่น เอกสารประเภทใบลา เป็นต้น

null

ในส่วนของประเภทเอกสารเราสามารถทำขึ้นได้เอง ซึ่งเราจะเรียกว่า Content Model

null


Continue reading

ตามปกติแล้วการแก้ไขเอกสาร ใน Alfresco นั้น ผู้ใช้งานจะต้องมีโปรแกรมที่เครื่อง Client ติดตั้งอยู่ เช่น Microsoft Office หรือ Open Office เป็นต้น ซึ่ง Alfresco ก็มีฟังก์ชั่นในการแก้ไขเอกสาร โดยที่ไม่ต้องใช้ Microsoft Office นั่นก็คือ การแก้ไขเอกสารผ่านทาง Google Docs นั่นเอง
วิธีการให้ทำดังนี้นะครับ ทำการแก้ไขไฟล์ alfresco-global.properties ใน path ของ C:\Alfresco\tomcat\shared\classes นะครับ โดยเพิ่ม Config ในส่วนของ Google Docs ดังนี้นะครับ

### Google Docs
googledocs.googleeditable.enabled=true
googledocs.username=youraccount@gmail.com
googledocs.password=yourpassword

จากนั้นให้ทำการแก้ไขไฟล์ share-config-custom.xml ใน path ของ C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\web-extension โดยเพิ่ม Config ในส่วนของ DocumentLibrary ซึ่งจะทำให้มีเมนูในการสร้างเอกสารจาก Google Docs ได้ครับ ดังรูปนะครับ

null


Continue reading

จากบทความที่ผ่านมาเรื่อง “การสร้าง Workflow โดย Activiti” นั้น ผมได้พูดถึงการติดตั้ง Activiti Workflow Engine การติดตั้ง Activiti Designer ผ่าน Eclipse ตลอดจนถึงการสร้าง Workflow ง่ายๆ ขึ้นมาใช้งานผ่าน Activiti Explorer นะครับ ในบทความนี้ผมจะพูดถึง การสร้าง Form และ Workflow ที่ซับซ้อนขึ้นเพื่อใช้ใน Alfresco การนำเอา Business Rule เข้ามาประยุกต์ใข้งานใน Alfresco ตลอดจนถึงการเขียน Java ใน AutoTask การเขียน Java Script เข้าไปยัง Workflow อีกด้วย

สำหรับ Workflow ของ Alfresco ใน Version 4.0 นั้น เป็นที่รู้กันว่าได้มีการเปลี่ยนครั้งใหญ่ คือ เปลี่ยน Workflow Engine จาก jBPM ซึ่งใช้กันมาตั้งแต่ Version แรกๆ เป็น Activiti Workflow Engine ซึ่ง Alfresco ได้เป็น Sponsor รายใหญ่ในการสร้าง Activiti Workflow Project ขึ้นมา โดย Workflow Engine ที่พัฒนาขึ้นมานั้น Compile ตาม BPMN 2.0 ซึ่งเป็นมาตรฐานในการออกแบบ Workflow


Continue reading

วันนี้เราจะมาเพิ่ม Property เข้าไปใน User Profiles กันครับ ซึ่งการที่เราสามารถเพิ่ม Property เข้าไปใน User Profile ได้เพิ่มเติมนั้น จะมีประโยชน์มากนะครับ เช่น

  • กรณีที่เราต้องการ Sync ข้อมูลจาก Ldap มาเก็บไว้ที่ Alfresco เราก็สามารถเพิ่ม Property และทำการ Sync ข้อมูลเพิ่มเติมได้นะครับ
  • เราต้องการกำหนดให้ User บางคนมีสิทธิ์ในการทำงานเพิ่มเติม เราก็สามารถทำการเพิ่ม Property และทำการกำหนดให้ User นั้นๆ มีสิทธิ์เพิ่มเติมได้นนะครับ
  • บางครั้งต้องการเก็บข้อมูลบางอย่างที่จะใช้ใน Workflow เช่น ลายเซ็น ซึ่งก็คงจำเป็นที่จะต้องเพิ่ม Property และทำการกำหนดลายเซ็นของแต่ละคนนะครับ

สำหรับ User Profile นั้นจะเข้าไปดูได้จากการคลิกที่ มุมด้านบนขวานะครับ คลิกที่ชื่อของ User ที่ Login เข้าสู่ระบบ จากนั้นคลิกที่ My Profile นะครับ

Continue reading

ในการใช้งาน Alfresco ในมุมของการจัดการเอกสาร Document Management นั้น Alfresco มี Feature ให้ใช้งานได้อย่างมากมาย ไม่แพ้ระบบ Document Management ตัวดังๆ อย่างเช่น Oracle UCM, Documentum, FileNet, SharePoint เลยทีเดียว โดยเมื่อเราพูดถึงระบบ Document Management นั้น จะมี Feature หลักๆ ดังนี้ คือ

  • การจัดการ Version ของเอกสาร (Version Control)
  • การจัดการเรื่องความปลอดภัย และ การ เข้าถึงเอกสาร (Document Security)
  • การค้นหาเอกสาร (Search)
  • การนำเข้าเอกสาร (Uploading Document)

และ อื่นๆ อีกมากมาย


Continue reading

Alfresco รองรับการแชร์ข้อมูลผ่านระบบเน็ตเวิร์คแบบ CIFs ได้ ซึ่งเมื่อเปิดใช้บริการแล้ว เราจะเห็นว่ามีไฟล์ __Alfresco, __CheckInOut.exe, __ShowDetails.exe อยู่นะครับ ซึ่งไฟล์เหล่านี้ Alfresco ได้เตรียมไว้ให้เราทำ Action ต่างๆ ที่เกี่ยวกับ Content นะครับ เช่น ถ้าหากว่าเราต้องการดูรายละเอียดของเอกสาร เราก็สามารถลากไฟล์ไปใส่ใน __ShowDetails.exe นะครับ แค่นี้เอง Web Browser ก็จะเปิด Alfresco เพื่อให้ดูข้อมูลแล้ว หรือ บางทีต้องการทำการ Lock ไฟล์เพื่อแก้ไข เราอาจจะทำการลากไฟล์ไปใส่ใน __CheckInOut.exe นะครับ ก็จะเป็นการ Lock ไฟล์เรียบร้อยแล้ว

1

ซึ่งในบางครั้งเราก็อาจจะมี Requirement ที่ไม่ต้องการให้ Alfresco แสดงไฟล์ __Alfresco, __CheckInOut.exe, __ShowDetails.exe เนื่องจากว่าอยากให้เหมือน Share Drive จริงๆ เลยนะครับ ก็สามารถทำได้นะครับ โดยการเพิ่ม Code Config เข้าไปที่ ../Shared/classes/alfresco-global.properties


Continue reading

ในเรื่องของการแก้ไข UI ของ Alfresco นั้น ตั้งแต่ Version 3.3 เป็นต้นมา Alfresco ได้ออก Alfresco FDK(Form Development Kit) ขึ้นมาเพื่อให้การเข้าไปแก้ไขหรือ Customize หน้าจอของ Alfresco Share ได้ง่ายขึ้นนั่นเอง เช่น หากต้องการสร้าง Form ใบลาใน Workflow หรือ ต้องการแก้ไขหน้า View Property ก็สามารถใช้ Alfresco FDK ในการพัฒนาได้

ติดตั้ง Alfresco FDK หลังจากติดตั้ง Alfresco Community เรียบร้อยแล้ว ให้ทำการติดตั้ง Alfresco FDK เพิ่มเติมโดยเข้าไปที่ http://wiki.alfresco.com/wiki/Download_Community_Edition

1


Continue reading