ในการ Implement ระบบ ECM นั้น มักจะมี Requirement ที่แตกต่างกันออกไปในแต่ละองค์กร ยกตัวอย่าง เช่น

  • Requirement ประมาณว่า มี Content ที่ต้องการนำเข้า Alfresco ซึ่ง Content นั้นมีอยู่เป็นจำนวนมากและรวมอยู่ใน Folder เดียวกัน ซึ่งเมื่อนำเข้าไปเก็บใน Alfresco แล้ว ต้องการให้แยกเก็บใน Space(Folder) โดยอัตโนมัติ
  • Requirement ในการแปลง Format ของเอกสาร เช่น เอกสารที่นำเข้าหรือย้ายเข้ามาเก็บใน Space ให้ทำการแปลง Format ของเอกสารให้เป็น PDF เป็นต้น
  • Requirement เหล่านี้ สามารถใช้ความสามารถของ Business Rules ที่มีอยู่ใน Space ในการ Implement ได้ ซึ่ง Alfresco ได้จัดเตรียม Feature ต่างๆ ไว้อย่างครบถ้วนเลยทีเดียว แต่ถ้าหากว่าต้องการให้ Business Rules มีความสามารถเพิ่มเติมจาก Standard Feature แล้ว ก็ยังสามารถเขียนโปรแกรมเพิ่มเติมได้อีก

ดังนั้นเรามาเริ่มต้นในการใช้งาน Business Rules กันเลยนะครับ จะได้เข้าใจมากยิ่งขึ้น สมมุติว่าผมมี Requirement ให้นำ Content เข้ามาเก็บใน Alfresco โดย Content นั้น มีปริมาณมากๆ และเก็บกระจัดกระจายอยู่ใน Folder โดยมีการตั้งชื่อเพื่อสื่อความหมาย เช่น Inv_001.doc, Po_001.tif, Hr_001.jpg, Pr_001.docx เป็นต้น จากนั้นเมื่อ Upload เข้าไปที่ Alfresco ให้ Content แยกเก็บตาม Space เช่น เอกสารที่ขึ้นต้น ด้วย Inv_ ให้ไปเก็บที่ Invoice Space เป็นต้น เริ่มทำกันเลยนะครับ ทำการ Login เข้าไปที่ Alfresco Share หรือ Alfresco Explorer ก็ได้นะครับ คลิกที่ Repository ดังรูป

null

ทำการสร้าง Space ขึ้นมาเพื่อกำหนดให้ Content ที่อยู่ใน Space นี้ ย้ายไปอยู่ใน Space ที่กำหนดไว้ตามต้องการ

null

คลิกที่ปุ่ม +More… เลือก Manage Rules เพื่อเข้าไปสร้าง Business Rules ที่ผูกเข้ากับ Drop Zone Space

null

คลิกที่ Create Rules เพื่อเริ่มสร้าง Rule

null

ในส่วนของ General ที่ช่อง Name และDescription ให้ทำการใส่ชื่อ Rule และ คำอธิบาย

null

ในส่วนของ Define Rule จะเป็นการกำหนด Rule ว่าให้ทำงานเมื่อไหร่ ภายใต้เงื่อนไขอะไร แล้วให้ทำอะไร โดยเริ่มจาก
When: ความหมายคือ จะให้ Rule ที่สร้างขึ้นมาทำงานเมื่อไหร่ โดยจะมีให้เลือก 3 แบบ ด้วยกัน คือ

a. Item are created or enter this folder > ทำงานเมื่อมี Content ถูกสร้างหรือมี Content เข้ามาใน Space นี้
b. Item are updated > ทำงานเมื่อ Content ถูก Updated
c. Items are deleted or leave this folder > ทำงานเมื่อ Content ถูกลบหรือ ออกจาก Space นี้

ให้ทำการเลือกอันแรก เพราะเราต้องการให้ Rule ที่เราสร้างขึ้นมาทำงานเมื่อ มี Content เข้ามาใน Space นี้

null

ถัดมา ให้เลือก If all criteria are met: เพื่อเป็นการบอกว่า Content ที่เข้ามาใน Space จะต้องตรงตามเงื่อนไขที่กำหนดด้วย จากนั้นที่ช่องถัดมาให้เลือก Name จากนั้นเลือก Begins With ที่ช่องถัดมา ให้ใส่เงื่อนไขที่ต้องการลงไป เช่น Po_ (ความหมายคือ ให้ทำงานก็ต่อเมื่อ Content ที่เข้ามามีชื่อไฟล์ที่ขึ้นต้นด้วย Po_ นั่นเอง)

null

ในส่วนสุดท้าย คือ Perform Action: คือเมื่อ Content ที่เข้ามาตรงตามเงื่อนไขแล้ว จะให้ทำงานอะไร โดยที่ช่องแรกให้ทำการเลือก Move จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Select… เพื่อทำการเลือกว่าให้ทำการ Move Content ไปไว้ที่ไหน โดยให้เลือกไปเก็บไว้ใน Purchasing Department

null

ในส่วนสุดท้าย ให้เลือก

a. Rule applies to subfolders หมายถึงให้ทำใน Sub Folder ด้วย
b. และ Run rule in background หมายถึง ให้ทำงานแบบ Background Process เช่นในกรณีมีการ Move Content ที่มีขนาดใหญ่มากๆ จะต้องใช้เวลาในการ move นาน Option นี้จะเข้ามาช่วยให้เราไม่ต้องรอให้ทำงานในหน้าจอเสร็จ โดยจะทำงานที่ Background แทน

null

จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Create

null

คลิกที่ปุ่ม Save เป็นอันเสร็จขั้นตอนการสร้าง Rules ใน Drop Zone จะสังเกตเห็นว่า มี Iconรูปลูกศร อยู่หน้า Folder ของ Drop Zone เป็นการบอกว่ามี Rule ผูกอยู่ที่ Folder นี้

null

ทดสอบโดยการ Upload Content เข้ามาที่ Drop Zone โดย Content จะต้องมีชื่อไฟล์ขึ้นต้นด้วย Po_ ดังรูป

null

เมื่อ Upload เสร็จ จะสังเกตว่าจะไม่มี Content อยู่ใน Drop Zone เลย เนื่องจากว่า Content โดน Move ไปไว้ที่ Purchasing Department Space เรียบร้อยแล้ว ตาม Rules ที่เราได้ทำการ Set ไว้

null

Comments are closed.