ครับ ในบทนี้จะพูดถึงการสร้าง Form ใน Activiti กัน การสร้าง Form ในระบบ Workflow นั้น มีความสำคัญเป็นอย่างมาก เช่น ในการสร้าง Flow การลาหยุดงาน ผู้ใช้งาน จำเป็นต้องมีการกรอกข้อมูลในการขอลาหยุดงานด้วย เช่น จำนวนวันที่ต้องการลาหยุด ลาหยุดจากวันไหนถึงวันไหน เป็นต้น เพื่อให้ผู้พิจารณา (Review) ได้ดูข้อมูลที่กรอกเข้ามาใน Form และพิจารณาอนุมัติงานต่อไป
ขอยกตัวอย่าง Workflow ในบทความที่ผ่านมานะครับ เป็น Workflow ง่ายๆ เมื่อ Start Flow แล้ว จะส่งงานจาก Task1 ไปที่ Task2 แล้วก็จบ Flow นะครับ

null

เริ่มเลยนะครับ ก่อนอื่นให้ทำการเปิด eclipse ขึ้นมาก่อน จากนั้น เปิด project ที่สร้างขึ้นมาจากบทความที่ผ่านมา (การสร้าง Alfresco Workflow โดย Activiti BPM 5.8)


Continue reading

วันนี้จะมาดูวิธีการรีเซตรหัสผ่านสำหรับ admin กรณีที่เราลืมรหัสผ่านกัน ขอเพียงเรามี user อื่นที่ไม่ใช่ admin ก็สามารถ reset รหัสผ่านได้ ดังนี้
ให้เราแก้ไขไฟล์ /opt/alfresco-xxx/tomcat/shared/classes/alfresco-global.properties โดยเพิ่ม user ที่มีในระบบเข้าไป

alfresco_user_store.administrator=usernametorestore

usernametorestore – ใส่ username ของ user ที่เข้าระบบ alfresco ได้

null

จากนั้นให้รีสตาร์ท alfresco service

sudo service alfresco restart


Continue reading

จากบทความเรื่อง ตั้งค่า E-Mail สำหรับผู้ใช้ใน Alfresco ที่คุณจิรายุได้เขียนไว้น้น เรามาดูกรณีเป็น smtps บ้างดีกว่า

ปกติแล้วรูปแบบการ config ในส่วน smtp บน Alfresco นั้นจะมีรูปแบบดังนี้

mail.host=the name of your SMTP host
mail.port=the port that your SMTP service runs on (the default is 25)
mail.username=the username of the account you want e-mail to be sent from
mail.password=the password

สำหรับ smtps เพิ่มเติมดังนี้

mail.smtps.starttls.enable
mail.smtps.auth=true


Continue reading

ในการสร้าง Workflow ของ Alfresco Community ใน Version 3.4e เป็นต้นมา มีการนำเอา Workflow Engine ตัวใหม่เข้ามาใช้ในการสร้าง Workflow ซึ่งก็ถือว่าเป็นการเปลี่ยนแปลงครั้งสำคัญอีกครั้งหนึ่งของ Alfresco ในแง่มุมของกระบวนการทำ Business Process Management (BPM) แรกเริ่มเดิมทีนั้น Alfresco จะใช้ jBPM ซึ่งเป็นของค่าย JBoss ในการสร้าง Workflow แต่เมื่อประมาณเดือนเมษายน ของปี 2011 Alfresco ได้ออก Version ใหม่คือ Alfresco Community 3.4e ซึ่งมีการนำเอา Workflow Engine ตัวใหม่เข้ามาใช้งาน ซึ่งนั่นก็คือ Activiti นั่นเอง

null

Activiti นั้นได้กลายเป็น Default Workflow Engine ของ Alfresco ซึ่งในส่วนของ jBPM นั้น ก็ยังสามารถใช้ใน Alfresco ได้เหมือนเดิม (ประมาณว่าใช้ได้ แต่ไม่เน้นนะครับ) ก่อนที่จะไปเริ่มสร้าง Workflow ใน Alfresco กันนั้น จำเป็นที่จะต้องเรียนรู้พื้นฐานการทำงาน ของ Activiti ให้เข้าใจเสียก่อน ซึ่งในขณะที่เขียนบทความนี้อยู่นั้น Activiti ได้ออก version 5.6 ซึ่งเป็น version ล่าสุด โดยสามารถ Download และศึกษาวิธีใช้งานได้จาก http://www.activiti.org


Continue reading

ถ้าถามว่าระบบ Document Management ที่มีการใช้งานมากที่สุดตั้งแต่อดีตจนถึงปัจจุบันนั้น คำตอบที่ได้น่าจะเป็น Solution ง่ายๆ ที่เรียกว่า “Shared Network Drive” ซึ่งถือว่าเป็น Solution ที่มีการใช้งานได้ง่ายๆ ทั้งแผนก IT และ User กันเลยทีเดียว เพียงแต่ว่าการใช้ Network Drive นั้น มีข้อจำกัดอยู่พอสมควร เช่น การค้นหา File ที่ยากลำบาก, ไม่มี Version Control, ไม่มี Security ที่ดีพอ, Audit Log เป็นต้น โดยถ้าหากว่า File Sharing ที่ใช้ในองค์กรนั้น มีจำนวน Content ไม่มากหรือผู้ใช้ ไม่มากนัก ก็คงจะไม่เกิดปัญหาซักเท่าไหร่ แต่ถ้าหากมี Content เก็บอยู่ใน Share Drive ในปริมาณมากๆ แล้วละก็ ปัญหาที่เกิดขึ้นก็จะตามมาเป็นเป็นเงาตามตัวเลยทีเดียว

จากปัญหาข้างต้น สามารถแก้ไขปัญหาต่างๆ ได้โดยใช้ความสามารถของ Alfresco เพราะว่าใน Alfresco นั้นรองรับมาตรฐาน CIFs (Common Internet File System) ซึ่งเป็น Protocol ที่ใช้กำหนดมาตรฐานการเข้าถึง File บน Internet และ Intranet ดังนั้นจึงทำให้ Alfresco มี Feature ในการทำงานเป็น Shared Network Drive ได้


Continue reading

เราสามารถสร้าง Link เอกสาร เพื่อไปยังเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ โดยกำหนดได้ว่าจะให้เอกสารใดเกี่ยวข้องกับเอกสารนี้บ้าง ดังนี้ เข้าไปที่ localhost:8080/share จากนั้นเข้าไปยังไฟล์เอกสารที่ต้องการสร้างความสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องกันกับเอกสารอื่น ดังรูป

null

คลิกเข้าไปที่ไฟล์เอกสารที่ต้องการ เลื่อนลงมาด้านล่างทางขวา ในส่วน Properties จะเห็นว่ามีข้อมูลของเอกสาร (Document Information) ดังรูป


Continue reading

ปกติแล้วเมื่อเราเข้าไปที่ Site ใน Alfresco แล้วคลิกที่แถบ Document Library ซึ่งเราเข้าเป็นประจำอยู่แล้วนะครับ เนื่องจากเป็นที่เก็บ Folder และไฟล์ต่างๆ ดังรูปด้านล่างนะครับ

null

ซึ่งในบางครั้งเราอาจจะต้องการ ให้ Alfresco ทำการกรองเอกสารแยกตาม Status ต่างๆ เช่น ถ้าเป็นเอกสารประเภท ISO ผู้ใช้อาจจะอยากทราบว่าเอกสารนั้นผ่านการ Review หรือ ผ่านการ Approve จาก DCC รึยัง หรือเอกสารนี้ผ่านการประกาศใช้งานจาก QMR รึยัง ซึ่งนอกเหนือจากที่เราสามารถตรวจสอบได้จาก Workflow แล้วเรายังสามารถทำการดูสถานะของเอกสารได้จาก Document Filter ได้อีกด้วย ซึ่ง Alfresco จะเตรียม Document Filter ให้อยู่แล้ว เช่น All Documents, I’m Editing, Others are Editing, Recently Modified, Recent Added, My Favorites แต่ในบางครั้ง Filter ใน Alfresco ก็ไม่เพียงพอต่อความต้องการของเรา ซึ่งเราสามารถทำการเพิ่ม Document Filter ได้ ดังรูปด้านล่าง


Continue reading

ใน Alfresco Explorer นั้น ถ้าเราทำการ Add Content หรือนำเข้าเอกสาร เราจะพบกับ Content Wizard ให้เราเลือกว่า จะให้เก็บ Content เป็นประเภทเอกสารอะไร เช่น เอกสารประเภทใบลา เป็นต้น

null

ในส่วนของประเภทเอกสารเราสามารถทำขึ้นได้เอง ซึ่งเราจะเรียกว่า Content Model

null


Continue reading

ตามปกติแล้วการแก้ไขเอกสาร ใน Alfresco นั้น ผู้ใช้งานจะต้องมีโปรแกรมที่เครื่อง Client ติดตั้งอยู่ เช่น Microsoft Office หรือ Open Office เป็นต้น ซึ่ง Alfresco ก็มีฟังก์ชั่นในการแก้ไขเอกสาร โดยที่ไม่ต้องใช้ Microsoft Office นั่นก็คือ การแก้ไขเอกสารผ่านทาง Google Docs นั่นเอง
วิธีการให้ทำดังนี้นะครับ ทำการแก้ไขไฟล์ alfresco-global.properties ใน path ของ C:\Alfresco\tomcat\shared\classes นะครับ โดยเพิ่ม Config ในส่วนของ Google Docs ดังนี้นะครับ

### Google Docs
googledocs.googleeditable.enabled=true
googledocs.username=youraccount@gmail.com
googledocs.password=yourpassword

จากนั้นให้ทำการแก้ไขไฟล์ share-config-custom.xml ใน path ของ C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\web-extension โดยเพิ่ม Config ในส่วนของ DocumentLibrary ซึ่งจะทำให้มีเมนูในการสร้างเอกสารจาก Google Docs ได้ครับ ดังรูปนะครับ

null


Continue reading

ปกติแล้วหากเราดาวน์โหลดตัวติดตั้ง Alfresco Community จากเว็บไซต์ผู้พัฒนา ตัวติดตั้งนั้นจะรวม Application ที่จำเป็นสำหรับ Alfresco อยู่แล้ว ซึ่งได้แก่ Tomcat, PostgreSQL, SWFTools, LibreOffice และ ImageMagick โดยขั้นตอนการติดตั้ง Alfresco community version 5 บนระบบปฏิบัติการ Windows มีดังนี้ ดาวน์โหลด Alfresco Community Edition ได้ที่หน้าดาวน์โหลด โดยให้เลือกเวอร์ชัน สำหรับระบบปฏิบัติการที่เราต้องการ ในที่นี้ให้เลือกเป็น Windows 64

null

เมื่อดาวน์โหลดเรียบร้อยแล้วให้ดับเบิลคลิกที่ไฟล์ที่ดาวน์โหลดมาเพื่อเริ่มการติดตั้ง จะเริ่มด้วยขั้นตอนการเลือกภาษา โดยจะเป็นการเลือกภาษาสำหรับการติดตั้ง

null


Continue reading