Openoffice.org Portable เป็นอีก version หนึ่งของ Openoffice.org เอาไว้สำหรับติดตั้งลงบนสื่อบันทึกข้อมูล แล้วเรียกใช้งานได้เลย โดยไม่ต้องติดตั้งลงบนเครื่อง ทำให้สะดวกในการใช้งาน

ในส่วนของการ download โปรแกรมสามารถ download ได้ที่เว็ปไซต์ http://portableapps.com/apps/office/openoffice_portable

รูปภาพ

เมื่อคลิก download เว็ปไซต์จะมีการ redirect ไปยังหน้า project ของโปรแกรมที่อยู่บน sourceforge พร้อมทั้งมี popup ให้คลิกยืนยันการ save ไฟล์ลงบนเครื่องอีกครั้งหนึ่ง

รูปภาพ

เมื่อ download เสร็จแล้วสามารถนำโปรแกรมไปติดตั้งบนสื่อบันทึกข้อมูล แล้วเรียกใช้งานได้เลย

เนื่องจากไฟล์ที่บันทึกจาก OpenOffice.org จะมีรูปแบบการจัดเก็บเป็นไฟล์บีบอัดอยู่แล้ว จึงเป็นไปได้ว่าโปรแกรมบีบอัดไฟล์ในเครื่องอาจตรวจพบจึงกำหนดรูปแบบของไฟล์ว่าเป็นไฟล์บีบอัด แล้วระบุไอคอนเป็น Zip ให้ หากเปิดไฟล์ด้วยการดับเบิลคลิกแล้วเป็นการเปิดด้วยโปรแกรมบีบอัด ให้ใช้วิธีเปิดโปรแกรม OpenOffice.org ขึ้นมาก่อน จากนั้นจึงสั่งเปิดไฟล์ดังกล่าวผ่านเมนูของโปรแกรม OpenOffice.org

หากผู้ใช้ต้องการใช้เมนูภาษาไทยใน OpenOffice จะต้องติดตั้ง “เมนูภาษาไทย” จาก thai language pack ที่มีมาให้ใน CD chantra

รูปภาพ

จากนั้นให้กำหนดตั้งค่าให้ใช้เมนูภาษาไทยได้จาก
Tools > Options… > Languages

รูปภาพ

เลือกภาษาไทยแล้วกดปุ่ม OK จากนั้นให้ปิดและเปิดโปรแกรมขึ้นมาใหม่ โปรแกรมจะเปลี่ยนเป็นเมนูภาษาไทยตามที่ได้เลือกไว้

สำหรับเอกสารบางประเภท ก็มีความจำเป็นต้องกำหนดชั้นความลับให้กับตัวเอกสาร เช่น เอกสารข้อมูลเงินเดือนพนักงาน เอกสารประวัติคนไข้ในโรงพยาบาล เป็นต้น สำหรับโปรแกรม openoffice นั้นได้รวมความสามารถในการปกป้องข้อมูลที่เป็นความลับมาให้ด้วย โดยใช้วิธีป้องกันด้วย password ซึ่งเราสามารถเปิดใช้ความสามารถดังกล่าวได้ดังนี้

  1. ไปที่เมนู Tools > Options
  2. ไปที่ OpenOffice.org แล้วเลือก Security
  3. กดปุ่ม Protect แล้วใส่ password ที่เราต้องการกำหนดเป็น password ที่ใช้ป้องกันการเปิดเอกสาร แล้วกด OK เอกสารของเราก็จะถูกป้องกันจากบุคคลที่ไม่มีสิทธิ์ในการเรียกใช้งานเอกสารดังกล่าวได้

รูปภาพ

รูปภาพ

ปัญหาเมื่อผู้ใช้พิมพ์เอกสารแล้วบรรทัดแรกของหน้าถัดไปถูกดันลงไปเมื่อแทรกบรรทัดใหม่ขึ้นมา แก้ไขได้โดยการสร้าง page break เมื่อจบหน้าของเอกสาร ซึ่งทำให้เมื่อเพิ่มบรรทัดใหม่เข้าไปแล้วจะไม่ส่งผลกระทบดันบรรทัดแรกของหน้าถัดไปให้ตกไป การสร้าง page break สามารถทำได้ดังนี้

Insert > Manaul Break… > Page break

หรือจะใช้คีย์ลัดโดยการกด ctrl+enter โปรแกรมจะทำการสร้าง page break ตัดหน้าไปเริ่มต้นยังหน้าใหม่

บางครั้งผู้ใช้ต้องการสร้างเอกสารที่แชร์ให้ผู้อื่นเข้ามาอ่านได้แต่ต้องการให้สิทธิ์แค่อ่านได้เพียงอย่างเดียว จะต้องกำหนดค่าเอกสารดังนี้

  1. ไปที่เมนู Tools –> Options จะมีหน้าต่าง Options ปรากฎขึ้นมา
  2. ที่หน้าต่าง Options คลิกที่เครื่องหมาย + หน้าหัวข้อ OpenOffice.org จากนั้นจะมีหัวข้อย่อยปรากฎออกมา แต่ถ้ามีหัวย่อยปรากฎขึ้นมาอยู่แล้ว ไม่ต้องทำการคลิก เนื่องจากคลิกแล้ว เมนูย่อยจะหายไป ต้องคลิกซ้ำอีกครั้งเพื่อทำให้เมนูย่อยปรากฎขึ้นมา
  3. คลิกที่เมนูย่อย Security
  4. คลิกที่ปุ่ม OK
  5. สิทธิ์ในการใช้งานเอกสารที่เป็นแบบ Read Only คือ อ่านได้อย่างเดียว ไม่สามารถแก้ไข หรือเพิ่มเติมข้อความได้ ต้องทำการปลดคำสั่ง Read Only ออกก่อน แล้วทำการ Save As เป็นชื่ออื่น จึงจะสามารถทำการแก้ไขได้

รูปภาพ

สาเหตุเนื่องมาจากไฟล์ xls ที่นำมานั้นติด Print ranges อยู่
วิธีการแก้ไขง่ายๆ คือ sheet ที่ติด print ranges(หน้าที่ปริ้นออกมา หรือที่อยู่บน print preview) ไปที่เมนู

Format > Print Ranges > Remove

รูปภาพ

เพื่อเคลียร์ print ranges ก็จะทำให้ปัญหาการพิมพ์หน้าอื่นออกมาแทนก็หมดไป