ช่องทางในการนำเข้าเอกสารไปยัง Alfresco ทำได้หลายวิธี อย่างเช่น นำเข้าผ่านทางหน้า Alfresco Explorer หรือการนำเข้าทาง Alfresco Share แต่อีกวิธีหนึ่งที่จะมาแนะนำกันวันนี้ คือการนำเข้าผ่านทาง Mail Client การนำเข้าข้อมูลผ่านทาง Mail Client ไปยัง Alfresco เราสามารถเลือกใช้ Mail Client ได้ทั้ง Mozilla Thunderbird หรือจะเป็น MS Outlook ก็สามารถทำได้ โดยทั่วไปแล้วผู้ใช้จะมีความเชี่ยวชาญในการใช้งานระบบ Mail Client เป็นอย่างดี ดังนั้นการ Integrate ระบบ Alfresco เข้ากับ Mail Client จะทำให้สะดวกสำหรับการใช้งานของผู้ใช้ โดยเราสามารถทำในส่วนนี้ได้ผ่านทาง protocol ที่ชื่อว่า IMAP
การใช้งาน Mail Client ร่วมกับ Alfresco ต้องมีการ Set up 3 ส่วน ด้วยกันคือ
- การ configuration ที่ Alfresco Server
- การ configuration ที่ Alfresco Share
- การ configuration ที่ Mail Client
การ configuration ที่ Alfresco Server ทำได้โดยการ เข้าไปที่ <install root>\tomcat\shared\classes\alfesco-global.properties
โดยเพิ่มโค้ดเหล่านี้เข้าไป
imap.server.enabled=true imap.server.port=143 imap.server.host=<alfresco server name>
ตัวอย่างตามรูปด้านล่าง
หลังจากแก้ไขเรียบร้อยแล้ว ให้บันทึกแล้วสั่ง restart alfresco
ถัดไปให้ทำการ configuration Alfresco Share ซึ่งโดยปกติแล้ว เราไม่จำเป็นที่จะต้องมา Config ที่ Alfresco Share ก็ได้ เนื่องจากว่าค่า Default นั้นจะอยู่ที่ Repository อยู่แล้ว แต่ในกรณีที่เราต้องการนำเอา Content จาก email มาเก็บใน Alfresco Sites เราจะต้องเพิ่มขั้นตอนดังต่อไปนี้
เลือก Site ที่ต้องการจะเปิดใช้ IMAP จากนั้น Click ที่ปุ่ม IMAP (ไอคอนรูปจดหมาย) เพื่อเป็นการเปิดใช้งาน
คลิกที่รูปจดหมาย เมื่อเปิดการใช้งานแล้วจะเป็นดังรูปด้านล่างนี้
ถัดไปจะเป็นการ configuration Mail Client โดยตัวอย่างที่จะแสดงให้เห็นนี้ จะทำโดยใช้ Mail Client ของ MS Outlook เป็นตัวอย่างในการ configuration ให้เห็น
เริ่มจากการ add account บน MS Outlook
ในขั้นตอนแรกให้เลือกรายการ Manual configure server settings or additional server types ดังรูปตัวอย่างด้านล่าง
ขั้นตอนถัดไป เป็นการกำหนดรายละเอียดของ mail account โดยให้ระบุข้อมูลของ mail account ของเราลงไป
โดยในช่วง User Name และ Password ด้านล่างนี้ ให้ใส่เป็น User Name และ Password สำหรับการ Log in เข้า Alfresco Share นะครับ หาก MS Outlook ลองทดสอบการส่งข้อมูล แล้วพบว่ามี Error หมายความว่า MS Outlook ไม่สามารถส่ง massage ไปยัง Email Address ของเราได้
หากมีปัญหาดังรูปตัวอย่าง ให้กดปุ่ม Close แล้งให้เอาเครื่องหมายถูกออกในช่อง Test Account Setting by clicking the Next button
จากนั้นให้กดปุ่ม Next เป็นอันเสร็จเรียบร้อย ซึ่งจะมี account ขึ้นมาบน MS Outlook ตามรูปตัวอย่างด้านล่าง
ส่วนวิธีการใช้งาน Mail Client กับ Alfresco สามารถทำได้โดยให้ทำการลากเนื้อหาของ email ที่ต้องการ มาวางไว้ใน Alfresco ด้วยวิธีการ Drag & Drop โดยในตัวอย่างจะลองลากไปวางไว้ในโฟลเดอร์ documentLibrary ของ testSite2 โดยหากเราใช้การลากแล้ววางเฉยๆ จะเป็นย้าย แต่หากเราใช้การกดปุ่ม Ctrl ควบคู่ไปด้วยจะเป็นคำสั่งในการคัดลอก
โดยหลังจากเราลากอีเมลตามตัวอย่างเรียบร้อยแล้ว เนื้อหาของ email จะเข้าไปอยู่ใน documentLibrary
เมื่อเราเข้าไปดูใน Alfresco จะพบอีเมลดังกล่าวที่เราได้ลากมาวางไว้ ซึ่งจะถูกเก็บอยู่ในรูปแบบของไฟล์ .eml
ส่วนไฟล์ที่แนบมากับอีเมล จะถูกเก็บเข้าไปยังโฟลเดอร์ <filename>-attachment
