ตามปกติแล้วการแก้ไขเอกสาร ใน Alfresco นั้น ผู้ใช้งานจะต้องมีโปรแกรมที่เครื่อง Client ติดตั้งอยู่ เช่น Microsoft Office หรือ Open Office เป็นต้น ซึ่ง Alfresco ก็มีฟังก์ชั่นในการแก้ไขเอกสาร โดยที่ไม่ต้องใช้ Microsoft Office นั่นก็คือ การแก้ไขเอกสารผ่านทาง Google Docs นั่นเอง
วิธีการให้ทำดังนี้นะครับ ทำการแก้ไขไฟล์ alfresco-global.properties ใน path ของ C:\Alfresco\tomcat\shared\classes นะครับ โดยเพิ่ม Config ในส่วนของ Google Docs ดังนี้นะครับ
### Google Docs googledocs.googleeditable.enabled=true googledocs.username=youraccount@gmail.com googledocs.password=yourpassword
จากนั้นให้ทำการแก้ไขไฟล์ share-config-custom.xml ใน path ของ C:\Alfresco\tomcat\shared\classes\alfresco\web-extension โดยเพิ่ม Config ในส่วนของ DocumentLibrary ซึ่งจะทำให้มีเมนูในการสร้างเอกสารจาก Google Docs ได้ครับ ดังรูปนะครับ
ทำการ Restart Alfresco นะครับ จากนั้นเข้า Alfresco Share อีกครั้ง คลิกที่ Repository จากนั้นคลิกที่ Create Content… จะปรากฏว่าเราสามารถ สร้าง Content ที่เป็น Google Doc ได้
ทดสอบโดยการคลิกเลือก Google Docs Document เพื่อสร้าง Google Document
เมื่อเข้าไปดูที่เอกสารจะมีเมนู Check Out to Google Docs เพิ่มเข้ามานะครับ ตามรูป
จริงๆ แล้ว เอกสารที่สามารถใช้งาน Google Docs ได้นั้น ก็คือเอกสารที่มี Aspect ชื่อ Google Docs Editable นั่นเอง
ลองเข้าไปแก้ไขเอกสารบน Google Docs ดูนะครับ โดยการคลิกที่ Check Out to Google Dos จะปรากฏ หน้าจอดังรูป
และที่เมนูด้านข้าง จะเปลี่ยนเป็น View in Google Docs และ Check in from Google Docs ดังรูป
ให้คลิกที่ Google Docs โปรแกรมจะทำการเปิดหน้า Login ของ Google Docs ขึ้นมา
ให้ทำการใส่ User Name และ Password ซึ่งก็คือ E-Mail ที่อยู่ใน Alfresco นั่นเอง (Email ต้องเป็น Gmail ด้วยนะครับ ถึงจะใช้งานได้)
ทำการใส่ User Name และ Password ตามรูปนะครับ
เมื่อ login เรียบร้อยจะปรากฏหน้า Google Doc ดังรูป
แก้ไขเอกสารนะครับ จากนั้น Save ข้อมูล กลับมาที่ Alfresco นะครับ ให้เลือกที่ Check In from Google Docs ก็เป็นอันเรียบร้อย
