ใน Alfresco Share นั้น ตามค่า Default แล้ว User ทุกคนสามารถ สร้าง Site ได้ ซึ่งในบางครั้ง เราต้องการจำกัดสิทธิ์ในการสร้าง เช่น อนุญาตให้ บางกลุ่มหรือบางคน มีสิทธิ์ในการสร้าง Site ได้เท่านั้น โดยเราสามารถทำได้ง่ายๆ ได้ 2 วิธี คือ

วิธีแรกนะครับ ทำการกำหนด Permission ให้กับ Folder “Site” โดยการสร้างกลุ่ม หรือ User ที่ต้องการให้มีสิทธิ์สร้าง Site ไว้ จากนั้น เข้าไป Set Permission ที่ Folder “Site” ดังรูป

2


Continue reading

ในการใช้งาน Alfresco นั้น จะพบว่ามีการส่ง Email จากระบบอยู่หลายจังหวะด้วยกัน เช่นการส่ง Workflow ที่มีการ Assign มาถึงเรา หรืออย่างเช่น Email Activity ต่างๆ ใน Alfresco Share เป็นต้น ซึ่งเมื่อ Install alfresco เสร็จเรียบร้อยแล้ว เราจำเป็นที่จะต้องทำการ Set Email Configuration
เริ่มเลยนะครับ เข้าไปแก้ไขที่ไฟล์ alfresco-global.properties เพิ่ม Config ดังรูปด้านล่างนะครับ ในที่นี้ผมใช้ SMTP ของ Google นะครับ ถ้า องค์กรไหนมี mail server อาจจะใช้ Config ของบริษัทตัวเองได้นะครับ

1

ทำการ Set Email ของ User แต่ละคนนะครับ ดังรูป

2


Continue reading

สำหรับ Alfresco Share นั้น เราสามารถทำการเปลี่ยน Theme ได้ โดยการ คลิกที่ More… จากนั้นเลือก Application ตามรูป

1

ทำการเปลี่ยน Theme เป็น Yellow Theme จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Apply

2


Continue reading

ใน Alfresco Share มักจะมี Requirement ในการเปลี่ยน Logo ให้เป็นของบริษัทของเรานะครับ ซึ่งจะมีอยู่ 2 ที่ด้วยกันนะครับ คือในหน้า Login และหน้า Application ของ Alfresco Share นะครับ (การเปลี่ยน logo ในหน้า Application ดูได้ในเรื่อง Customize Theme ใน Alfresco Share นะครับ)
มาเปลี่ยน Logo ในหน้า Login กันก่อนเลยนะครับ โดยในหน้า Login ปกติจะเป็น Logo ของ Alfresco ดังรูปนะครับ

1

ไฟล์ที่ใช้ในการกำหนด Path ของรูปภาพ คือ login.css ซึ่งจะอยู่ใน themes ต่างๆ ที่มีอยู่ในระบบนะครับ ในที่นี้ผมแก้ไข ที่ Themes default เปิดไฟล์ login.css ตาม path ด้านล่าง โดยดูที่ .login-logo นะครับ จะเห็นว่า รูปภาพจะโดนเก็บไว้ที่ /images/logo.png นะครับ


Continue reading

ใน Alfresco เราสามารถค้นหาเอกสารได้ 2 รูปแบบ คือ การค้นหาประเภทแรก จะเป็นการค้นหาตาม ชุด Index ของเอกสาร เช่น ในกรณีที่เราออกแบบ ประเภทของเอกสารใบสั่งซื้อ เราอาจจะออกแบบชุด Index ได้แก่ Po Number, Supplier Name, Project Name, … ซึ่งทำให้เราสามารถค้นหาเอกสาร ได้ตามประเภทของเอกสาร รวมถึงสามารถค้นหาได้ตาม ชุด Index ของเอกสารได้อีกด้วย ตามรูปด้านล่าง

1

การค้นหาประเภทที่สอง จะเป็นการค้นหาในเนื้อของเอกสาร หรือที่เราเรียกว่า Full Text Search ยกตัวอย่างเช่น ถ้าเรา Upload เอกสารเข้าไปเก็บใน Alfresco เป็นไฟล์ PDF ซึ่งภายในเอกสารประกอบด้วยเนื้อหาจำนวน 200 หน้า เราสามารถทำการค้นหาข้อความในเนื้อหาของเอกสารนั้นๆ ได้ สำหรับในบทนี้ ผมจะอธิบายเกี่ยวกับการค้นหาเอกสาร ในลักษณะของ Full Text Searchครับ

2


Continue reading

ปกติเราจะสามารถจะจัดกลุ่มของเอกสาร ได้โดยการสร้าง Folder อยู่แล้วนะครับ เพียงแต่ว่าบางครั้งเราต้องการที่จะ ทำการจัดหมวดหมู่ โดยที่เอกสาร 1 ฉบับสามารถอยู่ได้ในหลายๆ หมวด นะครับ การจัดเอกสารในลักษณะนี้ เราจะเรียกว่าเป็นการทำ Category หรือเอกสารบางอย่าง เราต้องการเหมือนกับติดป้ายฉลากให้กับเอกสาร (เหมือนฉลากยาเลยครับ) ก็สามารถทำได้ ซึ่งเราจะเรียกว่า การติด Tag โดยทั้ง Category และ Tags นั้น ต่างก็มีจุดประสงค์ในการ ค้นหาข้อมูล และ จัดการเอกสารให้เป็นหมวดหมู่นั่นเอง

เรามาเริ่มดู Category ก่อนนะครับว่าทำได้ยังไงกันบ้าง ให้ Login (user name :admin) เข้าไปที่ Alfresco Share นะครับ จากนั้นเข้าไปที่ Repository
สังเกตุทางด้านซ้ายมือจะมี Categories อยู่ ดังรูป

1


Continue reading

ใน Alfresco สามารถที่จะ Import User จาก Ldap เข้ามาใน Alfresco ได้นะครับ โดยการ Config เพียงนิดหน่อยเท่านั้นเองนะครับ เข้าไปที่ D:\Alfresco\tomcat\webapps\alfresco\WEB-INF\classes\alfresco\subsystems\Authentication\ldap-ad นะครับ จากนั้นเข้าไปแก้ไข File “ldap-ad-authentication.properties”

1

ทำการ Set ให้ ldap.authentication.active=true นะครับ


Continue reading

ตามปกติแล้ว Alfresco จะมีการเก็บ Version ของเอกสารอยู่แล้วนะครับ ทำให้เราทราบว่าใครทำอะไรกับเอกสารบ้าง แต่มีบางครั้งที่เราต้องการมากกว่านั้น เช่น มีใครทำการดูเอกสารของเราบ้าง มีใคร Login เข้ามาในระบบ เวลาเท่าไหร่ หรืออื่นๆ อีกมากมายนะครับ ซึ่ง Alfresco จะมี Function นี้นะครับ แต่ต้องเปิดการใช้งานขึ้นมานะครับ
เริ่ม Config กันเลยนะครับ เปิดไฟล์ alfresco-global.properties นะครับ

1

เพิ่ม Config เข้าไป 3 บรรทัดครับ เป็นการเปิดการใช้งาน audit log ครับ

https://lh4.googleusercontent.com/-G0IP9rbY-10/VPk9ooE6M4I/AAAAAAAADKE/Lg-2I8M3ZuQ/w431-h100-no/2.png


Continue reading